Cổng thông tin điện tử huyện Giồng Riềng

Cải cách hành chính

Xem với cỡ chữAA

Giới thiệu một số điểm mới trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

(08:44 | 13/05/2020)

Giới thiệu một số điểm mới trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

          Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020.

          Để hiểu rõ hơn các quy định và tổ chức thực hiện tốt hơn Nghị định này tại các cơ quan, tổ chức, xin giới thiệu một số điểm mới cơ bản cụ thể sau:  

          1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

          a) Về phạm vi điều chỉnh: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

          b) Về đối tượng áp dụng: Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước (bao gồm cả đơn vị vũ trang nhân dân) và doanh nghiệp nhà nước (theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014) (sau đây viết tắt là cơ quan tổ chức). Khác với Nghị định 110/2004/NĐ-CP, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức kinh tế nói chung (trừ doanh nghiệp nhà nước) căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

          2. Giải thích từ ngữ

          Điểm mới và nổi bật hơn cả trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP là những từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư được khái niệm một cách cụ thể giúp cho lãnh đạo, người làm công tác văn thư hiểu một cách thống nhất trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, những khái niệm cơ bản, quan trọng được định nghĩa cụ thể, chi tiết như: Văn bản; Văn bản chuyên ngành; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản giấy; Danh mục hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

          Trong đó, đặc biệt quan trọng đó là khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:

          - Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

          - Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

         3. Về số lượng văn bản hành chính

          Theo Nghị định này, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

                   4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nghị định 110 không quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 24/01/2011. Để nâng cao hiệu lực pháp lý của quy định, khắc phục một số hạn chế do thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản QPPL (căn cứ pháp lý, đánh số trang…), thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống nhất với văn bản giấy…gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn thảo văn bản, Nghị định 30 đã quy định cụ thể và có sửa đổi, bổ sung một số quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bài viết giới thiệu một số thay đổi cơ bản sau:

4.1. Về phông chữ trong soạn thảo văn bản

Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nghị định 30 đã quy định cụ thể phông chữ phải là "phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001".

4.2. Về cách đánh số trang

Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì theo Nghị định 30, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất. Quy định này thống nhất cách đánh số trang với văn bản QPPL tránh nhầm lẫn, khắc phục khó khăn cho các cá nhân trong quá trình soạn thảo văn bản như hiện nay.

4.3. Về khổ giấy

Nghị định 30 quy định tất cả các văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, trong khi Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biện nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

4.4. Về phần nội dung văn bản

Nghị định 30 về cơ bản kế thừa các quy định trước đây về kỹ thuật trình bày nội dung văn bản hành chính, tuy nhiên, Nghị định 30 đã làm rõ và sửa đổi, bổ sung một số quy định nhằm khắc phục hạn chế như:

(i) Phần căn cứ pháp lý: Nghị định 30 quy định rõ căn cứ pháp lý "bao gồm các văn bản quy định thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu của cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (Riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành" và được trình bày theo chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, căn cứ cuối cùng kếtt thúc bằng dấu "chấm". Khác với Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy".

(ii) Về bố cục: Nghị định 30 không quy định cứng, chi tiết về bố cục của từng loại văn bản như quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV, mà chỉ quy định bố cục chung cho tất cả các loại văn bản hành chính, cụ thể: "tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố trí theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phần chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định". Nghị định 30 đã bổ sung thêm văn bản hành chính có thể bố cục các "tiểu mục". Quy định này tạo sự linh hoạt, chủ động cho các cơ quan, tổ chức trong việc xác định bố cục phù hợp với từng nội dung của văn bản.

Ngoài ra, tại Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể yêu cầu cơ bản của nội dung trong văn bản hành chính, đó là: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu…  Nghị định 30 không quy định cụ thể về nội dung này, tuy nhiên, khi soạn thảo các văn bản hành chính, các công chức, viên chức cũng phải sử dụng ngôn ngữ, văn phong hành chính để đảm bảo tính chặt chẽ, trang trọng, chuẩn mực của văn bản hành chính.

4.5. Về hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền

Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử và ở văn bản số hóa là giống nhau, đều là: “Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png). Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)”.

Nay, theo quy định của Nghị định 30, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể: Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.

Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”

Đối với văn bản số hóa: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản,  thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”

4.6. Về phần phụ lục:

Nghị định 30 đã bổ sung hướng dẫn cụ thể đối với thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, theo đó thông tin chỉ dẫn kèm theo phụ lục bao gồm: "Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản"; vị trí đặt "canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen". Đồng thời, Nghị định quy định rõ "Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này".

4.7. Về các trường hợp phải viết hoa:

 

Nội dung

Thông tư 01/2011/TT-BNV

Nghị định 30

Viết hoa vì phép đặt câu

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!), sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng.

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.

Viết hoa tên địa lý trong trường hợp đặc biệt

 Chỉ quy định một trường hợp viết hoa đặc biệt là “Thủ đô Hà Nội”

 Bổ sung thêm trường hợp viết hoa đặc biệt là “Thành phố Hồ Chí Minh”

Viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt

Không có

 Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhà nước, Nhân dân

Viết hoa trong trường hợp viện dẫn văn bản

Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm.

Ví dụ: Điểm a Khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự)

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Có nghĩa hiện tại viện dẫn “điểm, khoản” thì không viết hoa chữ cái đầu nữa.

Ví dụ: Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I Bộ luật Hình sự

Viết hoa các trường hợp khác

Viết hoa tên các ngày tiết

Nghị định 30 bỏ quy định này.

Viết hoa tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo

Nghị định 30 bỏ quy định này.

           5. Về soạn thảo và ký ban hành văn bản

 

          a) Về soạn thảo văn bản Nghị định quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

          b) Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

          - “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”;

          - “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.

          6. Về quản lý văn bản đi

          a) Cấp số văn bản:

          - Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định;

          - Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;

          - Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

          b) Về lưu văn bản đi điện tử

          Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành đề phòng rủi ro an ninh mạng.

          7. Về quản lý văn bản đến

          Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.

          8. Sao văn bản

          Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:

          a) Hình thức và các bản sao

          - Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;

          - Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao;

          - Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

          b) Thẩm quyền sao văn bản

          Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

                   9. Kinh phí cho công tác văn thư

          Một điểm mới và rất quan trọng trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư./.

Đào Thanh Trang - Trưởng phòng Nội vụ